Методические указания по дипломному проектированию для специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Скачать 426.04 Kb.

Название	Методические указания по дипломному проектированию для специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
страница	3/4
Дата	03.05.2016
Размер	426.04 Kb.
Тип	Методические указания

1 2 3 4

Стиль изложения материла

Выпускная квалификационная работа должна быть выдержана в стиле письменной научной речи, который обладает некоторыми характерными особенностями. Прежде всего, для стиля письменной научной речи характерно использование конструкций, исключающих употребление местоимения первого лица единственного и множественного числа, местоимений второго лица единственного числа.

В научном тексте нельзя использовать разговорно-просторечную лексику.

Нужно использовать терминологическое название.

Важнейшим средством выражения смысловой законченности, целостности и связности научного текста является использование специальных слов и словосочетаний. Эти слова позволяют отразить:

- последовательность изложения мыслей (вначале, прежде всего, затем, во-первых, во-вторых, значит, итак);

- переход от одной мысли к другой (прежде чем перейти к, обратимся к, рассмотрим, остановимся на, рассмотрев, перейдем к, необходимо остановиться на, необходимо рассмотреть);

- противоречивые отношения (однако, между тем, в то время как, тем не менее),

- причинно-следственные отношения (следовательно, поэтому, благодаря этому, сообразно с этим, вследствие этого, отсюда следует, что);

- отношение (конечно, разумеется, действительно, видимо, надо полагать, возможно, вероятно, по сообщению, по сведениям, по мнению, по данным);

итог, вывод (итак; таким образом; значит; в заключение отметим; все сказанное позволяет сделать вывод; подведя итог, следует сказать; резюмируя сказанное, отметим).

Для выражения логической последовательности используют сложные союзы: благодаря тому что, между тем как, так как, вместо того чтобы, ввиду того что, оттого что, вследствие того что, после того как, в то время как и др.

Особенно употребительны производные предлоги в течение, в соответствии с, в результате, в отличие от, наряду с, в связи с, вследствие и т.п.

В качестве средств связи могут использоваться местоимения, прилагательные и причастия (данные, этот, такой, названные, указанные, перечисленные выше).

Для выражения логических связей между частями научного текста используются следующие устойчивые сочетания (приведем результаты; как показал анализ; на основании полученных данных).

Для образования превосходной степени прилагательных чаще всего используются слова наиболее, наименее. Не употребляется сравнительная степень прилагательного с приставкой по- (например, повыше, побыстрее).

Особенностью научного языка является констатация признаков, присущих определяемому слову. Так, прилагательное следующие, синонимичное местоимению такие, подчеркивает последовательность перечисления особенностей и признаков (например, Рассмотрим следующие особенности документооборота на данном предприятии).

Оформление ссылок

1. Используемые в тексте дипломной работы ссылки на разделы, параграфы, таблицы, формулы, приложения дипломной работы следует указывать их порядковым номером, например: ...в гл. 4, ...по параграфу 3.4, ... по формуле (3), ... на рис.8, ... в приложении 5.

Если в дипломной работе одна иллюстрация (таблица, формула, приложение), то при ссылке на нее в тексте дипломной работы следует писать: на рисунке (в таблице, по формуле, в приложении).

2. При написании дипломной работы оформляются библиографические ссылки на источник, откуда заимствуется материал или отдельные результаты.

Ссылки приводятся во всех случаях, когда используются и цитируются произведения, источники и литература.

Ссылкой подтверждаются все факты, цифры и другие конкретные данные, приводимые в тексте дипломной работы, заимствованные из источников и литературы.

3. В дипломной работе рекомендуется использовать подстрочный вариант расположения ссылок.

Требования к оформлению подстрочных ссылок и составлению их библиографического описания установлены государственным стандартом ГОСТ Р 7.05-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Подстрочные ссылки располагают в дипломной работе под текстом каждой страницы и отделяют от него пробелом 1,5 интервала и строкой (линией) в 5 см.

Для оформления подстрочных ссылок используется шрифт Times New Roman, кегль 10.

Нельзя переносить подстрочные ссылки на следующую страницу, выделять особым шрифтом или цветом.

Нумерация ссылок обозначается арабскими цифрами без точек.

4. Для связи подстрочных ссылок с текстом документа используют знак сноски.

Подстрочные ссылки в текстовом процессоре Microsoft Word выполняются следующим образом: после использования или цитирования в тексте дипломной работы материалов ставится курсор, затем в меню Вставка выбирается команда Ссылка, из списка выбирается Сноска.

5. Знак ссылки в тексте ставят:

После цитаты, если поясняющий текст предшествует ей или вставлен в ее середину:

Впоследствии Томашевский сам вспоминал: "Издание началось с тонких брошюр "Народной библиотеки"¹.

После поясняющего текста, если он следует за цитатой: "Этот кризис достиг кульминации к осени 1932 г.", - отметил Н. Верт³ и был прав.
После слов, к которым относится библиографическая ссылка (при отсутствии цитаты) или в конце предложения, если ссылку трудно отнести к конкретным словам. Например, в тексте: В ряде исследований подчеркивается необходимость углубленного изучения различных ее направлений и проявлений⁴.

6. В дипломной работе допускается использование краткой формы библиографического описания ссылок на основе принципа лаконизма в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р 7.05-2008.

Например:

¹Тарасова В. И. Политическая история Латинской Америки. М., 2008. С. 305.

³ Кутепов В. И., Виноградова А. Г. Искусство Средних веков. Ростов н/Д, 2008. С. 144.

7. В конце библиографического описания объекта ссылки указываются сведения об объеме документа (если ссылка приводится на весь документ) или сведений о местоположении объекта ссылки в документе (номер страницы, откуда взят материал) при ссылке на часть документа.

Например:

² Альберт Ю. В. Библиографическая ссылка: справочник. Киев, 1983. 247 с.

или

² Альберт Ю. В. Библиографическая ссылка: справочник. Киев, 1983. С. 21.

8. Если в тексте дипломной работе использование и цитирование источников и литературы повторяется, то оформляется повторная ссылка.

Например, в первой ссылке:

¹Страссман Поль А. Информация в век электроники (пер. с англ.) / Под ред. Б.З.Мильнера. - М.: Экономика, 1987. С.15.

В повторной ссылке: ⁴Страссман Поль А. Указ.соч. С.20.

В повторных ссылках на нормативно-правовые акты, стандарты приводится обозначение документа, его номер, год принятия и номер страницы, например:

²ГОСТ Р 6.30-2003. С 5.

9. Неточное цитирование (пересказ своими словами) оформляется в ссылке указанием на соответствующе место в использованном материале.

Например:

²См.: Карпов В.Н. Введение в философию. СПб., 2000. С. 98.

10. Объектами составления библиографической ссылки также являются электронные ресурсы.

Например:

¹Галина Васильевна Старовойтова, 17.05.46 – 20.11.1998:[мемор. сайт] / сост. и ред. Т. Лиханова. [СПб., 2004]. Режим доступа: http://www.starovoitova.ru/rus/main.php.

¹⁰ Справочники по полупроводниковым приборам // [Персональная страница В. Р. Козака]/Ин-т ядер. физики. [Новосибирск, 2003]. Режим доступа: http://www.inp.nsk.su/%7Ekozak/start.htm.

⁵ О введении надбавок за сложность, напряженность и высокое качество работы [Электронный ресурс] : указание М-ва соц. защиты Рос. Федерации от 14 июля 1992 г.
№ 1–49-У. Документ опубликован не был. Доступ из СПС «КонсультантПлюс».

⁶Жилищный кодекс Российской Федерации от 29 декабря 2004 г. № 188-ФЗ (ЖК РФ) [Электронный ресурс] : (с изм. и доп.) // Гарант : [сайт информ.-правовой компании]. – [М., 2008]. – Режим доступа: http://www.garant.ru/law/12038291-000.htm
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЙ, ВЫПОЛНЯЕМЫХ В ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ

Работа над дипломной работой начинается с выбора основного направления дипломной работы, которое определяется дипломником совместно с руководителем при выборе темы дипломной работы. Тематика дипломного проектирования объединена в следующие основные направления:

Организация работы с документами (постановка делопроизводства) на предприятии или в подразделении.
Проблемы документообразования, развития документа и систем документации.

3. Документирование деятельности подразделения или специалиста.

4. Организация документооборота на предприятии.

5. Проблемы обеспечения информационной безопасности и формирование системы защиты информации в организации.

6. Внедрение новых информационных технологий в ДОУ (автоматизация решения отдельных задач ДОУ).

Указанные основные направления разделяются на более специализированные направления работы над дипломной работой, среди которых могут быть выделены следующие:

Обеспечение процессов управления комплектом управленческой документации (организационно-распорядительной, кадровой, финансовой, производственной и т. п.).
Нормативный аппарат документационного обеспечения процессов управления. (Разработка комплектов проектов стандартов на документацию - на уровне организации, предприятия, фирмы).
Технология запуска комплектов управленческой документации. (Разработка процессов внедрения в работу учреждений и предприятий комплектов документации).
Разработка и совершенствование информационных технологий в административном (производственном) управлении. Документационные потоки, информативность, долговечность и накопление документационной информации (выявление и анализ документопотоков, оптимизация документопотоков, анализ информативности документов и их улучшение, использование компьютерных средств для достижения оптимального управления).
Организационные и программные средства защиты информации. (Характеристика и обоснование необходимых средств и способов защиты информации. Средства ограничения доступа к информации. Организация работы офиса по защите информации. Способы уничтожения информации на различных носителях).

В рамках выбранного специализированного направления работы должны быть сформулированы конкретные темы дипломных работ, которые непосредственно будут разрабатываться в ходе дипломного проектирования.
Анализ проблемы в соответствии с темой дипломной работы

В первой главе (теоретической части работы) студент должен раскрыть основные понятия по теме исследования, показать историю развития исследуемого предмета в российском делопроизводстве, проанализировать законодательные акты и нормативные документы, связанные с объектом исследования и показать международный опыт в данном направлении исследования.

В первом подразделе должны быть даны определения исследуемого предмета (например: документ, система документации, документооборот, дело, хранение документов, секретарское обслуживание, справочная работа с документами и др.). Характеристика должна быть дана в логической последовательности раскрытия понятий от общего к частному. Например, если предметом исследования является организация работы с документами, то необходимо дать определение основным понятиям: «делопроизводство как отрасль деятельности», развитие понятия делопроизводства и появление новых терминов «документационное обеспечение управления», «управление документами». Далее необходимо раскрыть содержание понятия «документ» и перейти к анализу других терминов, если это необходимо в соответствии с содержанием работы: документирование, документооборот, систематизация, хранение документов, справочная работа с документами и пр.

Второй подраздел предполагает последовательное исследование истории вопроса. Студенту необходимо проследить, каким образом развивалось, к примеру, делопроизводство, или служба документационного обеспечения управления, или архивное хранение документов, или работа секретаря на различных этапах развития делопроизводства.

В третьем подразделе студент должен подробно охарактеризовать всю имеющуюся на сегодняшний день документацию (законодательные и нормативные акты), регламентирующие исследуемые процедуры или направления деятельности. Например, представить краткий анализ законодательных и нормативно-методических документов, регламентирующих современное развитие службы документационного обеспечения управления (ДОУ), или документооборот, или архивное хранение документов, или секретарское обслуживание.

В практической части работы анализ организации работы с документами на предприятии или в подразделении подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления следующих локальных нормативных актов:

Положения о службе ДОУ,
Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ,
Инструкции по делопроизводству,
Табеля и Альбома унифицированных форм документов предприятия,
Номенклатуры дел,
Положения об экспертной комиссии,
Положения об архиве предприятия.

Полные тексты документов, при необходимости, приводятся в приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается существующий в организации порядок оформления.

Анализ процессов документирования на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы подразумевает проверку наличия и правильности составления и оформления документов, сопровождающих работу предприятия, подразделения или специалиста в логической последовательности решаемых задач. Опять же необходимо начать с анализа:

Положения о подразделении,
Должностной инструкции специалиста (ов).

Затем нужно взять одну или несколько задач (в зависимости от сложности и масштаба), решаемых подразделением или специалистом, и рассмотреть документы, сопровождающие решение выбранной для рассмотрения задачи (задач) в логической последовательности, определяемой необходимостью их разработки в конкретный момент. Полностью документы приводятся в приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается существующий порядок оформления и последовательность создания.

Анализ организации документооборота на предприятии или в подразделении подразумевает проверку наличия, правильности оформления и применения следующих локальных нормативных документов:

Инструкции по делопроизводству,
Инструкций по работе с системами регистрации и правил заполнения регистрационных форм,
Перечня документов, не подлежащих регистрации,
Перечня документов, на которых ставится гриф утверждения руководителем,
Перечня документов, на которые ставится гербовая («главная») печать
Табеля унифицированных форм,
Графика документооборота.

Полностью документы, при необходимости, приводятся в Приложениях к дипломной работе, а на рисунках показывается порядок оформления.

В одном (или нескольких разделах) разрабатывается предлагаемый дипломником вариант (или несколько вариантов) решения поставленной проблемы. Указанные разделы работы являются главными, они должны раскрывать и показывать решение разрабатываемой темы дипломной работы и содержать конкретное предложение в виде разработанного проекта, позволяющее на его основе практически решить поставленные темой задачи.

Выработка рекомендаций в соответствии с темой дипломной работы может идти в нескольких направлениях:

по совершенствованию работы с документами на предприятии или в подразделении (разработка Инструкции по делопроизводству, Бланков документов предприятия, Положения о службе ДОУ, Номенклатуры дел предприятия и т.д.)
по совершенствованию документационных процессов на предприятии, в подразделении или в деятельности специалиста конкретной сферы (разработка Положения о подразделении или Должностной инструкции специалиста, Альбома унифицированных форм документов или Номенклатуры дел подразделения и т.д.),
по совершенствованию документооборота (разработка Табеля унифицированных форм документов и графика документооборота, корректировка регистрационных форм, внесение предложений по организации контроля за исполнением документов или по автоматизации документооборота и т.д.).

ПРОВЕДЕНИЕ И ОПИСАНИЕ ИССЛЕДОВАНИЙ В ДИПЛОМНОЙ РАБОТЕ

В разделах дипломной работы отражается основное содержание выполненной темы исследования. Здесь проявляется подготовленность дипломника к самостоятельной работе, примененные им теоретические знания, практические умения и навыки, способность вести анализ и синтез в рамках темы работы. Материалы этих разделов позволяют сделать вывод о профессиональной подготовленности дипломника и возможности присвоения ему по результатам защиты квалификационного звания.

Исследование по теме работы выполняется в соответствии с перечисленными в разделе 2 основными направлениями дипломного проектирования. В конкретной дипломной работе разрабатывается, как правило, только один из представленных разделов в соответствии с основным направлением темы работы. В отдельных случаях в работе дипломника могут разрабатываться несколько основных направлений комплексной темы работы.

Дипломная работа, как правило (как уже отмечалось), выполняется на базе материалов, собранных во время прохождения производственной практики.

При проведении анализа документационного обеспечения управления предприятия (подразделения) целью анализа является:

классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации (подразделения) форм документов,
упорядочение, в целом, документационного обеспечения управления организацией,
оптимизация документооборота,
повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

1.Построение структурной схемы предприятия, цель:

определить место службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;
выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2.Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре), цель:

определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления,
состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы;
получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;
приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3.Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации, цель:

определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;
выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.

4.Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям, цель - выявить отклонения от ГОСТа или от ведомственных Инструкций по делопроизводству;

5.Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации (на предприятии), цель:

определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера.

6.Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации, цель:

определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения/срыва или выявление реальных причин);
описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.

7.Анализ организации документооборота, т.е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, цель:

выявить документопотоки (сложившиеся в организации или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник) по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к управляемому объекту (входящие исходящие, внутренние),
описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов (движение внутренних документов наименее регламентировано),
посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и Табель унифицированных форм документов.

8.Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью является проверка следующих моментов:

как формируются заголовки дел;
сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
как подшиваются документы с разными сроками хранения;
соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
нумеруются ли листы дела;
составляются ли описи дел;
проводится ли экспертиза ценности документов;
как организовано уничтожение документов.

9.Разработка перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и доработка:

Номенклатуры дел,
Положения о службе ДОУ,
Должностных инструкций в службе ДОУ,
Инструкции по делопроизводству,
Табеля и Альбома форм документов,
Положения об экспертной комиссии организации,
Положения об архиве.

Результаты обработки данных обследования предприятия или организации необходимо представить графически, например, как на рисунках 1, 2.

Рис. 1. Диаграмма соотношения способов доставки документов
Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и анализа ДОУ (в том числе с предложенной анкетой) в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой, облегчить процесс принятия решений руководителями и подготовить условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.

Рис. 2. Диаграмма видов поступающих документов

Необходимо также построить оперограммы движения входящих и исходящих документов (по видам), как показано на рисунке 3.

Технологическая операция	Главный врач	Секретарь	Начальник ОДО (исполнитель)	Делопроизводитель
Получение документов
Передача документов с пометкой «лично»
Предварительное рассмотрение
Передача нерегистрируемых документов
Регистрация
Рассмотрение документов
Передача исполнителю
Исполнение и контроль
Подшивка в дело

Рис. 3. Оперограмма движения входящих документов

Если на предприятии или в организации отсутствует Инструкции по делопроизводству, то главным итогом выполнения дипломной работы может быть ее разработка. При наличии инструкции необходимо разработать Табель или Альбом унифицированных форм документов, применяемых в организации (на предприятии).

Если в дипломной работе рассматриваются вопросы формирования дел и подготовки к архивному хранению, то обязательно на рисунках и в приложениях должны быть показаны варианты оформления обложек дел, формирования различных описей, составления актов о выделении документов к уничтожению и т.п.

Основным результатом выполнения дипломной работы в этом случае может быть номенклатура дел, положение об экспертной комиссии, положение об архиве, альбом образцов документов, сопровождающих оформление дел и их передачу на архивное хранение.

При рассмотрении вопросов документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Целесообразно построить схему документационных процессов.

Процесс создания документов, существующий в организации порядок их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на рисунке 4.

Рис. 4. Схема процесса создания и подписания договора поставки

Если в ходе дипломного проектирования анализируется порядок организации работы специалиста, то можно сделать фотографию рабочего дня (см. таблицу 1).

Таблица . Фотография рабочего дня

Наименование элементов работы	Начало, ч, мин	Конец, ч, мин	Общее время, мин	Выработка, единицы работы
Начало работы	8.00	8.00
Подготовка рабочего места	8.00	8.05	5
Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции	8.05	8.17	12	14 писем
Ответ на телефонный звонок	8.17	8.18	1	1 абонент
Приготовление кофе руководителю	8.18	8.27	9	1 чашка
Разборка поступивших факсов	8.27	8.40	13	6 факсов
Просмотр электронной почты	8.40	8.47	7	11 сообщений
Вызов абонента руководителю	8.47	8.50	3	1 абонент
Представление документов на рассмотрение руководителю	8.50	9.00	10	8 документов
Проверка и распечатка аналитической справки руководителю	9.00	9.20	20	1 документ
«Обзвон» – напоминание участникам совещания	9.25	9.35	10	8 абонентов
Размножение материалов для совещания	9.35	9.47	12	16 документов
Соединение руководителя с абонентом	9.47	9.52	5	1 абонент
Приготовление кофе участникам совещания	9.52	9.58	6	9 чашек
Подготовка комнаты для совещаний	9.58	10.00	2
Прием телефонных звонков	10.00	10.57	57	20 абонентов
Уборка помещения после совещания	10.57	11.00	3
Фиксация планов руководителя на вторую половину дня	11.00	11.20	20	34 мероприятия
Обеспечение приема посетителей	11.20	12.37	77	11 посетителей
Соединение руководителя с абонентами	12.37	12.52	15	2 абонента
Обеспечение руководителя обедом	12.52	13.00	8
Соединение руководителя с абонентами	13.00	13.10	10	3 абонента
Обед	13.10	14.50	100
Проверка проектов документов	14.50	15.20	30	20 документов
Согласование проектов с руководителем	15.20	16.00	40	14 документов
Подписание документов	16.00	16.05	5	14 документов
Распечатка копий документов	16.20	16.30	10	5 копий
Заверение копий документов	16.30	16.40	10	5 копий
Разговор по телефону	16.40	16.45	5	1 абонент
Поиск законодательных и нормативных актов по базе данных	16.45	16.55	10	10 документов
Поиск необходимой информации в них	16.55	17.05	10	10 документов
Распечатка найденных данных	17.05	17.15	10	10 документов
Предоставление данных на рассмотрение руководителю	17.15	17.20	5	10 документов
Уборка рабочего места	17.20	17.30	10
Окончание рабочего дня	17.30	17.30

Расчетная часть дипломной работы
Для обоснования эффективности проекта важно рассчитать узловые показатели. Например, расчет численности работников службы ДОУ можно произвести на основе общего объема документооборота организации. По наблюдениям специалистов для организаций с документооборотом до 10 тысяч документов в год необходимо 1–2 штатных работника службы делопроизводства; с документооборотом 10–30 тысяч служба должна насчитывать 3–7 штатных работников, в организации с документооборотом 50–

100 тысяч служба делопроизводства должна состоять из 9–20 сотрудников. Однако многое зависит от специфики организации, поэтому необходимо опираться на анализ работы конкретного предприятия или учреждения, провести его тщательное обследование, изучить нормативно-методические документы, действующее в рассматриваемой сфере деятельности.

Для расчета необходимой численности работников нужно определить годовую трудоемкость работ по формуле:

То = Тн + Тнн,

где То – общая годовая трудоемкость работ;

Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

Тнн – годовая трудоемкость ненормируемых работ.

На основе общей, например, годовой трудоемкости работ можно рассчитать необходимую численность работников службы ДОУ по формуле:

Ч = То/ Фн ∙ Кн,

где Ч – необходимая численность работников службы ДОУ:

То – общая годовая трудоемкость работ;

Фн – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год;

Кн – коэффициент запланированных невыходов работников.

Кн – это минимальный процент планируемых невыходов.

Для бюджетных организаций Кн берут равным 1,1–1,5, то есть 10–15%. К рассчитывается по формуле: Кн = коэффициент планируемых невыходов, который принимается, равным 10% от общего числа рабочего времени и определяется по формуле:

Кн = 1 + процент планируемых невыходов/ 100

Оптимальная численность работников службы ДОУ может рассчитываться по отношению к общему, количеству работающих в организации. Для министерств и ведомств численность работников службы ДОУ составляет 12–15%, для предприятий примерно 0,5%. В расчетах можно опираться на «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утв. постановлением Министерства труда Российской Федерации 25 ноября 1994 г. № 72».

Пусть общая годовая трудоемкость работ (Тн), рассчитанных по нормам времени, на работы по ДОУ в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти утвержденных 26 марта 2002 г. составила 7500 часов, норма рабочего времени на одного работника за год была принята равной 2000 часов. В результате наблюдения было установлено, что затраты времени, не предусмотренные нормами (Тнн), оказались равными 480 часов.

То = 7500 + 480 =7980

Ч = 7980∙1,1/2000=4,389, то есть необходимо 4 человека, но специалисты будут перегружены работой.

Возможен расчет оптимальной численности сотрудников кадровой службы через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, то есть на основе трудоемкости. При этом надо опираться на нормативную или расчетную трудоемкость работ, выполняемых в течение года в отделе управления персоналом (кадровой службе). Расчет можно сделать по формуле:

Ч = То ∙ К/Фп,

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

То – общая трудоемкость работ, выполняемых в год в отделе управления персоналом (кадровой службе) организации;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ (К=1,16 или 1,15);

Фп – фонд полезного рабочего времени одного работника в год в часах. В среднем Фп считается равным 1910–2000 часов (в зависимости от числа рабочих дней в году).

Для анализа рациональности организационной структуры отдела кадров важно рассчитать его кадровый состав и соотнести с общим числом работающих, что позволит сделать вывод о том, какое количество сотрудников обслуживает один работник кадровой службы, и сравнить этот показатель с оптимальной численностью данной службы и числом работников, принятым в данной отрасли деятельности. Возможно рассчитать численность служащих отделов кадров через затраты труда или времени на выполнение работ, то есть через показатель трудоемкости по формуле:

Ч = То ∙ К/Фп,

где Ч – число сотрудников отдела кадров;

То – общая трудоемкость всех работ, выполненных в отделе кадров в

человеко-часах.

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ не предусмотренных в общей трудоемкости всех работ, равный 1,1.

Фп – полезный фонд рабочего времени на одного работника отдела кадров в год в часах. Этот показатель равняется 1910–2000 часов в год, он ежегодно уточняться, так как зависит от количества рабочих дней.

Пусть общая годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) составила 9900 часов, а ненормируемых 150 часов (Тнн), то общая трудоемкость работ оказалась равной

9900 + 150 = 10050 (часов).

Тогда численность работников, которая необходима для выполнения данного объема работ будет равной:

Ч = 10050 ∙ 1,1/1910= 5,79, то есть необходимо 6 человек.

Востребованы проекты, направленные на оптимизацию трудовых процессов, обоснование норм труда, разработки, направленные на уточнение нормирования труда, с учетом специфики для данной организации и на основе анализа нормативных документов. Особенно эффективны при этом эргономические данные. В этом отношении серьезным источником являются санитарно-гигиенические нормы, категории тяжести труда, предельно-допустимые нормы, показатели степени комфортности, требования к технике безопасности.

Серьезным резервом оргпроектирования является осуществление разработок по социально-психологическому регулированию отношений в трудовых коллективах, в частности, разработок программ и планов социального и экономического развития. Выпускник должен продемонстрировать владение методами системно-структурного подхода, анализа, проектирования ДОУ, ИОУ, методикой унификации и стандартизации управленческих документов, методами проектирования автоматизированных систем учета, регистрации, контроля и информационно-справочной работы, экспертного анализа, не должно вызывать затруднений проведение экспертизы ценности документов, определение сроков их хранения и передачи в архив.

1 2 3 4